Cu siguranta ai primit diferite feedback-uri la viata ta, fie ca esti angajat, manager, antreprenor sau freelancer. Ai observat, probabil, ca unele te-au ajutat sa iti imbunatatesti performantele, altele nu, unele te-au ranit sau te-au facut sa te simti certat, desi intentia din spatele lor era una buna.
Chiar daca vorbim despre un singur lucru, el poate ajunge la noi in diferite forme: ca sfat, repros, cearta, frustrare. Intrebarea este care sunt elementele care fac diferenta intre un feedback constructiv si unul care trece neobservat pe langa urechile noastre?

De ce este atat de important sa il oferim, cand si in ce conditii trebuie spus, sunt cateva dintre subiectele pe care ne propunem sa le dezbatem in acest articol.

Care este rolul feedback-ului

Pentru a putea da un feedback constructiv, orice angajat trebuie sa inteleaga, in primul rand, motivul pentru care il ofera. Cu alte cuvinte, trebuie sa aiba in vedere intentia din spatele lui si rolul sau. Pentru ca vorbim despre un mediu de business sau despre relatia angajat-echipa-manager, feedback-ul nu trebuie sa reprezinte o opinie pur subiectiva, acordata in mod nejustificat si impusa altora de pe o pozitie ierarhica superioara, ci trebuie justificat si ancorat intr-un anumit context. El trebuie sa vizeze cateva scopuri clare:
●    Sa imbunatateasca performantele echipei, oferind directii clare de lucru – un feedback constructiv vine atat cu intentia de a echilibra munca angajatilor, a colegilor de echipa, dar si cu o solutie realista, care poate fi pusa in aplicare. Este ca atunci cand ai descoperit o problema, dar nu o lasi la nivelul acesta, ci gasesti si cateva rezolvari care se potrivesc la acel moment;
●    Sa sustina si sa motiveze – oferirea feedback-ului este o modalitate prin care ii spui unei alte persoane ca munca ei conteaza si ca esti dispus sa oferi recomandari. Astfel, are loc un schimb de experienta, care, daca este incurajat, poate deveni un instrument cu ajutorul caruia performantele echipei cresc, la fel si increderea intre colegi. In acest mod, fiecare angajat are ocazia de a afla perspective noi si de a aplica metode de lucru care pentru ceilalti functioneaza;
●    Sa incurajeze ascultarea activa – sesiunile de feedback sunt la fel de importante precum comunicarea transparenta intre membrii unei echipe. Putem spune ca acestea sunt unul si acelasi lucru, cu diferenta ca sesiunile sunt programate si respecta o anumita structura si un anumit context. Participantii la o astfel de sesiune trebuie sa fie nu doar sinceri, ci si atenti la ceea ce li se spune. Prezenta conteaza foarte mult atunci cand ti se da un feedback, deoarece iti da posibilitatea sa pui intrebari de clarificare acolo unde ideile au nevoie de lamuriri, detalii, argumente.

Ce elemente trebuie sa contina un feedback constructiv

Pentru a-si putea indeplini rolurile mentionate anterior, feeback-ul trebuie facut dupa o anumita structura, astfel incat sa nu se transforme intr-o opinie haotica, lipsita de valoare si continut. Astfel, este indicat sa urmaresti si sa mentionezi in feedback cateva elemente importante:
1.    O actiune concreta pe care angajatul o poate face pentru a-si imbunatati performanta;
2.    O actiune concreta pe care ai observat-o ca fiind nefolositoare;
3.    Cel putin doua argumente care sa iti sustina feedback-ul;
4.    Un comentariu pozitiv legat de motivul pentru care ai ales sa dai feedback.

Cum oferi feedback realist si eficient

In primul rand, feedback-ul trebuie oferit cu scopul unei discutii oneste, pe fundamente reale, analizate in prealabil. De aceea, este indicat ca inaintea sesiunii de feedback sa iti notezi ideile intr-o agenda sau caiet de birou, urmarind elementele specificate anterior.

Sa spunem ca vrei sa ii oferi unui coleg un feedback legat de o prezentare pe care a sustinut-o zilele trecute. Noteaza care este actiunea pe care crezi ca ar putea sa o imbunatateasca partenerul tau de echipa sau activitatea la care ar trebui sa renunte. Poate ca ai observat ca gesticuleaza prea des sau, dimpotriva, prea putin, vorbeste incet, repeta anumite fraze. Scrie pe o foaie de hartie lucrurile sesizate, apoi propune pentru fiecare o modalitate prin care sa imbunatateasca acel comportament. Fie poate renunta definitiv la el, fie poate imbunatati acea activitate. Apoi noteaza si cateva argumente care sustin feedback-ul dat. De exemplu, faptul ca gesticuleaza prea mult ii face pe cei prezenti sa nu mai fie atenti la ideile proiectului si sa devina agitati. Sau faptul ca vorbeste prea incet ii face pe cei din public sa nu auda parti importante din prezentare. In final, nu uita sa specifici care este intentia feedback-ului tau si care sunt motivele pentru care ai ales sa il oferi: „Am observat ca eşti o persoana flexibila, implicata in ceea ce faci si probabil ca iti va fi usor sa adopti schimbarile.” sau „Cred ca, daca aplici aceste rezolvari, iti poti imbunatati si mai mult prezentarile”.

De asemenea, cadrul in care iti sustii ideile este la fel de important. Nu trebuie spuse in graba, ci sunt recomandate intalnirile individuale one-to-one, pentru ca persoana careia i se ofera feedback-ul sa nu se simta expusa. In mod ideal, discutia trebuie sa aiba loc fata in fata, de la egal la egal, fara nicio bariera intre cei doi interlocutori.
Pe langa aceasta metoda, exista si „tehnica sandwich-ului”, care, de regula, contine  in structura sa urmatoarele elemente:
●    Un comentariu pozitiv cu care incepi comunicarea;
●    Feedback-ul propriu zis;
●    Un alt comentariu pozitiv.

Asadar, feedback-ul poate fi oferit fara sa creeze certuri sau conflicte. Dimpotriva, un mediu de lucru bazat pe dialog deschis si pe acordarea constanta de feedback intre toti membrii echipei, indiferent de functie si rang ierarhic, va evolua mult mai echilibrat si rapid decat mediile in care comunicarea este deficitara si lipsita de transparenta.